Apurahahakemus säätiölle: malli, esimerkki ja budjetti

1. Tarkista sopivuus ennen hakemuksen aloittamista

Avaa hakuilmoitus ja vastaa ensin viiteen kysymykseen. Kuuluuko hakija sallittuun ryhmään? Sopiiko aihe säätiön tarkoitukseen ja tämän kierroksen painopisteisiin? Mille ajalle tukea voi hakea? Mitkä kulut hyväksytään? Mitkä liitteet ja suosittelut vaaditaan? Jos jokin vastaus on kielteinen, hyväkään teksti ei korjaa sopimattomuutta.

Sama hanke voidaan joskus tarjota usealle rahoittajalle, mutta hakemusta ei kopioida sellaisenaan. Jokaiselle säätiölle kerrotaan rehellisesti muu haettu ja saatu rahoitus sen omien ohjeiden mukaan. Säätiön nimeä vaihtava massateksti näyttää nopeasti siltä, ettei hakija ole lukenut ehtoja.

2. Kirjoita tiivistelmä, jonka arvioija ymmärtää kerralla

Tiivistelmä vastaa lyhyesti: kuka hakee, mitä tehdään, miksi työ on tärkeä, missä ja milloin se toteutuu, mitä siitä syntyy ja kuinka paljon tukea haetaan. Aloita hankkeesta, älä hakijan pitkästä historiasta. Vältä sanoja kuten merkittävä, ainutlaatuinen tai vaikuttava ilman näyttöä.

Hyvä tiivistelmä ei yritä mahduttaa jokaista yksityiskohtaa. Sen tehtävä on antaa arvioijalle oikea kuva ja syy lukea suunnitelma. Tarkat menetelmät, työvaiheet, tekijät ja kulut avataan myöhemmissä kentissä.

3. Rakenna hankesuunnitelma työvaiheista

Kuvaa lähtökohta, kysymys tai tarve, tavoite, työmenetelmät, aineisto, kohderyhmä, työvaiheet, aikataulu, tekijät, kumppanit, tuotokset ja tulosten käyttö. Tutkimuksessa menetelmät ja aineisto korostuvat; taiteellisessa työssä lähtökohdat, prosessi ja teoksen toteutus; yhteiskunnallisessa hankkeessa kohderyhmä, toimintatapa ja muutos.

Tavoite kuvaa sitä, mitä työ saa aikaan. Teos, tutkimusraportti, näyttely, koulutus tai avoin aineisto on tuotos. Vaikutus on pidemmän ajan muutos, jota ei kannata luvata varmasti, jos sitä ei voi todentaa hankekaudella. Erota varma työ, odotettu tulos ja mahdollinen laajempi vaikutus.

4. Perustele merkitys ilman liioittelua

Merkitys syntyy siitä, mihin aukkoon hanke vastaa, kenelle tulos on hyödyllinen ja miksi toteutus on perusteltu juuri nyt. Vertaa työtä olemassa olevaan tietoon tai toimintaan. Kerro, mikä on uusi näkökulma, aineisto, menetelmä, yleisö tai yhteistyö, älä vain että aihetta on käsitelty liian vähän.

Jos hanke perustuu aiempaan työhön, kerro mitä on jo tehty ja mikä vaihe tarvitsee nyt rahoituksen. Jos suunnitelma on alkuvaiheessa, älä esitä ratkaisemattomia kumppanuuksia tai käyttöoikeuksia varmoina. Nimeä avoin ehto ja tapa, jolla se ratkaistaan ennen kyseistä työvaihetta.

5. Näytä, että tekijät pystyvät toteuttamaan suunnitelman

Esittele vain hankkeen kannalta olennainen osaaminen. Yhdistä jokainen keskeinen tehtävä tekijään tai rooliin: kuka johtaa, kuka tekee sisällön, kuka vastaa taloudesta, kuka hoitaa teknisen toteutuksen ja kuka arvioi tuloksia. Ryhmähakemuksessa vastuut ja työmäärät pitää sovittaa budjettiin.

Ansioluettelo tai portfolio täydentää hakemusta, mutta päätekstin pitää silti kertoa, miksi juuri tämä kokoonpano on uskottava. Puuttuva osaaminen voidaan kattaa kumppanilla tai ostopalvelulla, jos rooli, kustannus ja sitoutuminen kuvataan oikein.

6. Tee aikataulusta toteutuksen testi

Jaa työ valmisteluun, varsinaiseen toteutukseen, viimeistelyyn, julkaisuun tai esittämiseen ja raportointiin. Merkitse kuukaudet tai jaksot ja tärkeät riippuvuudet. Jos aineiston lupa, tila, kumppani tai rekrytointi tarvitaan ennen muuta työtä, sen pitää näkyä aikaisena vaiheena.

Vertaa työmäärää haettuihin työskentelykuukausiin ja muihin tehtäviin. Yhden henkilön ei pidä tehdä samaan aikaan täysipäiväistä työskentelyä useassa hankkeessa. Liian tiukka aikataulu heikentää uskottavuutta yhtä paljon kuin epämääräinen vuosiluku ilman vaiheita.

7. Erittele budjetti ja muu rahoitus

Budjetissa erotetaan henkilökohtainen työskentely, palkat tai palkkiot, matkat, materiaalit ja laitteet, ostopalvelut, tilat, viestintä ja muut perustellut kulut rahoittajan lomakkeen mukaan. Koneen Säätiö ohjeistaa merkitsemään yksityiskohtaisen budjetin vuosittain; se helpottaa rahoituspäätöstä. Käytä aina kyseisen haun sallittuja kululajeja.

Laske hinta yksiköistä: kuukausien määrä, henkilöiden määrä, matkat, vuorokaudet, tilaisuudet tai hankinnat. Merkitse oma rahoitus, lipputulot, kumppanien panokset ja muualta haetut apurahat ohjeen mukaisesti. Budjetin kokonaiskulujen ja rahoituksen pitää täsmätä, eikä samaa kulua saa rahoittaa kahdesti.

8. Esimerkki: paikallisen ääniperinnön avoin arkisto

Tämä on kuvitteellinen rakenne-esimerkki. Hanke tallentaa yhden alueen ikääntyneiden asukkaiden muistitietoa, tuottaa 30 kuratoitua äänikatkelmaa ja julkaisee ne saavutettavana verkkokokonaisuutena. Hakija on kulttuuriyhdistys, jolla on kokemusta haastatteluista ja paikallishistoriasta.

Työvaiheet: osallistujien tavoittaminen ja suostumukset, haastattelut, äänen käsittely, sisällön valinta, saavutettavat tekstit, verkkototeutus ja kaksi avointa kuuntelutilaisuutta. Tulos on dokumentoitu aineisto ja yleisölle avoin kokonaisuus. Mahdollinen pidempi vaikutus on paikallisen muistiperinnön säilyminen, mutta sitä ei esitetä varmasti toteutuneena hakuvaiheessa.

Budjetti eritellään työskentelyyn, äänitekniseen palveluun, matkakuluihin, saavutettavuusteksteihin, verkkototeutukseen ja tilaisuuksiin. Jos käyttöluvat tai kumppanuus ovat vielä kesken, ne kuvataan avoimina ehtoina eikä valmiina saavutuksina.

9. Tarkista lomake ja liitteet ennen lähetystä

Vertaa tiivistelmää, hankesuunnitelmaa, aikataulua, tekijöitä ja budjettia rivi riviltä. Tarkista nimet, summat, työskentelykuukaudet, vuosijaot, muut hakemukset ja liitteiden tiedostonimet. Koneen Säätiön verkkopalvelussa uusi hakemus täytetään lomakkeen kohtiin 1–11; Suomen Kulttuurirahasto pyytää hausta riippuen työ-, tutkimus- tai hankesuunnitelman ja tiivistelmän. Käytä aina ajantasaista lomaketta.

Lähetä ennen määräaikaa ja tallenna kuittaus. Hakemusapuri ei kirjaudu säätiön palveluun, lähetä hakemusta, valitse arvioijaa tai takaa rahoitusta. Hakija vastaa tietojen, oikeuksien, liitteiden ja lopullisen hakemuksen oikeellisuudesta.

Valmisteltu Word-luonnos 39 eurolla

Täytä hankkeen tiedot ja tarkista rakenne ensin maksutta. Maksun jälkeen valmisteltu Word-luonnos toimitetaan sähköpostiin viimeistään seuraavana arkipäivänä. Hintaan sisältyy yksi rajattu korjauskierros seitsemän päivän aikana.

Puuttuvat tiedot merkitään täydennettäviksi. Palvelu ei keksi ansioita, kumppaneita, aineistoja, tuloksia tai rahoitusta. Ennen tilausta varmista rahoittajan omalta sivulta, että haku on auki ja että hakija sekä hanke kuuluvat sallittuun ryhmään.