Tärkeimmät asiat
- Yhdistyksen kokouksen ja hallituksen kokouksen pöytäkirjat ovat eri asiakirjoja. Käytä oikeaa pohjaa ja tarkista säännöt.
- Kirjaa jokaisesta asiasta vähintään käsitelty asia, tehty päätös ja mahdollinen äänestystulos.
- Yhdistyksen kokouksen puheenjohtaja vastaa siitä, että päätöksistä laaditaan pöytäkirja ja se tarkastetaan lain mukaisesti.
- Tarkista henkilötiedot, liitteet, allekirjoitukset, säilytys ja pöytäkirjanotteen rajaus ennen jakamista.
1. Valitse yhdistyksen kokous tai hallituksen kokous
Yhdistyksen sääntömääräisessä tai ylimääräisessä kokouksessa jäsenet käyttävät yhdistyksen päätösvaltaa. Yhdistyslain 23 § luettelee asioita, joista päätetään yhdistyksen kokouksessa, kuten sääntöjen muuttaminen, hallituksen valinta, tilinpäätöksen tai vuosilaskelman vahvistaminen ja vastuuvapaus. Hallituksen kokous käsittelee hallituksen toimivaltaan kuuluvia juoksevia ja valmisteltavia asioita.
Älä käytä yhtä pöytäkirjaa molempiin ilman mukautusta. Kokouskutsu, osallistujat, äänioikeus, esteellisyys, tarkastaminen ja nähtäväksi antaminen voivat erota. Tarkista aina yhdistyksen omat säännöt ennen kokousta.
2. Kirjaa kokouksen perustiedot
Merkitse yhdistyksen nimi, kokouksen laji, järjestysnumero, päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika, paikka sekä etäosallistumisen tapa. Lisää läsnäolijat ja tarvittaessa heidän asemansa tai äänioikeutensa. Laaja osallistujaluettelo voidaan liittää pöytäkirjaan.
Kirjaa kokouksen avaus, puheenjohtajan ja sihteerin valinta, pöytäkirjantarkastajat sekä tarvittaessa ääntenlaskijat. Totea, miten ja milloin kutsu toimitettiin, ketkä olivat läsnä ja millä perusteella kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Käytä yhdistyksen sääntöjen sanamuotoa, älä yleistä oletusta.
3. Seuraa esityslistaa pykälä pykälältä
Anna jokaiselle asialle oma numero ja selkeä otsikko. Kirjaa tarvittava tausta tai esitys lyhyesti, tehdyt ehdotukset ja lopullinen päätös. Päätös muotoillaan yksiselitteisesti: mitä hyväksyttiin, millä summalla tai ehdolla, kuka vastaa ja milloin asia toteutetaan.
Älä kirjoita päätökseksi pelkkää 'keskusteltiin'. Jos asia ei johtanut päätökseen, kirjaa että asia merkittiin tiedoksi, palautettiin valmisteluun tai siirrettiin seuraavaan kokoukseen ja nimeä vastuuhenkilö tarvittaessa. Liitteet numeroidaan ja mainitaan oikeassa pykälässä.
4. Kirjaa esteellisyys, äänestys ja eriävä mielipide
Jos osallistuja ilmoittaa esteellisyydestä tai poistuu asian käsittelyn ajaksi, merkitse henkilö, pykälä ja poistumisen sekä palaamisen ajankohta tarpeellisella tarkkuudella. Älä selitä arkaluonteisia taustatietoja enempää kuin päätöksen todentaminen vaatii.
Äänestyksessä kirjataan ehdotukset, äänestystapa, annetut äänet, hylätyt tai tyhjät äänet tarpeen mukaan sekä tulos. Yhdistyslain päätöksentekosäännöt ja yhdistyksen omat säännöt ratkaisevat enemmistön. Jos eriävä mielipide pyydetään pöytäkirjaan, se merkitään ennen kokouksen päättämistä yhdistyksen menettelyn mukaisesti.
5. Etäkokous ja päätös ilman kokousta
Jos kokoukseen osallistutaan tietoliikenneyhteydellä, pöytäkirjasta pitää käydä ilmi käytetty menettely ja päätösten synty. Kokouskutsussa on yhdistyslain mukaan kerrottava etäosallistumisen edellytyksistä, teknisestä toteutuksesta ja mahdollisista puhevallan rajoituksista.
Hallitus voi lain sallimissa tilanteissa ja sääntöjen puitteissa tehdä päätöksiä kokousta pitämättä. Päätös on silloin kirjattava, varmennettava ja säilytettävä luotettavasti. Yhdistyksen jäsenten päätösvallan käyttäminen ilman kokousta noudattaa erillisiä lain ja sääntöjen vaatimuksia; tavallinen hallituksen sähköpostipäätös ei ole sama asia.
6. Tarkastus, allekirjoitukset ja hyväksyntä
Yhdistyslain 31 §:n mukaan yhdistyksen kokouksen puheenjohtaja huolehtii siitä, että tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Puheenjohtaja allekirjoittaa sen, ja vähintään kaksi kokouksessa valittua henkilöä tarkastaa pöytäkirjan tai yhdistys itse hyväksyy sen. Yhdistyksen säännöt voivat täsmentää menettelyä.
Hallituksen pöytäkirjan allekirjoitus- ja tarkastusmenettely tarkistetaan säännöistä ja vakiintuneesta käytännöstä. Merkitse allekirjoittajien roolit, nimet ja päiväys. Sähköinen allekirjoitus tai hyväksyntä dokumentoidaan yhdistyksen päättämän menettelyn mukaan.
7. Nähtäväksi antaminen ja henkilötiedot
Yhdistyksen jäsenellä on yhdistyslain 31 §:n mukaan oikeus pyynnöstä saada yhdistyksen kokouksen pöytäkirja nähtäväkseen. Hallituksen kokouksen pöytäkirja ei sen sijaan ole yleisesti julkinen asiakirja; MLL:n ohjeen mukaan rivijäsenellä ei ole automaattista oikeutta saada sitä nähtäväksi.
Jaa vain tarpeellinen versio. Henkilötunnuksia, pankkitietoja, terveystietoja, yksityisiä osoitteita tai tarpeettomia yhteystietoja ei kirjata tai levitetä pöytäkirjassa. Ulkopuoliselle toimitettavaan pöytäkirjanotteeseen sisällytetään vain pyydetty päätös ja sen todentamiseen tarvittavat tiedot.
8. Päätösesimerkki
Asia: nuorten kerhotoiminnan tila syyskaudelle. Esitys: varataan kaupungin nuorisotalon työtila 20 keskiviikoksi ja hyväksytään enintään 1 200 euron tilakulu talousarvion kerhotoiminnan riviltä. Päätös: hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Tilavarauksesta vastaa toiminnan koordinaattori 31.8. mennessä.
Jos ehdotuksia on kaksi, kirjataan molemmat ennen äänestystä, sovittu äänestystapa, tulos ja päätökseksi tullut ehdotus. Mallin summat ja nimet ovat kuvitteellisia; oma pöytäkirja laaditaan kokouksessa todella käsitellyistä asioista.
9. Korjaaminen, ote ja säilytys
Ennen tarkastusta sihteeri korjaa kirjoitus- ja muotovirheet muistiinpanojen perusteella. Tarkastuksen jälkeen sisältöä ei muuteta huomaamatta. Jos päätöksen kirjaus on virheellinen, korjaus käsitellään ja dokumentoidaan yhdistyksen sovitun menettelyn mukaan niin, että alkuperäinen ja korjaus ovat jäljitettävissä.
Pöytäkirjanote sisältää asiakirjan perustiedot, kyseisen pykälän, allekirjoitukset tai oikeaksi todistamisen ja tarvittavan tiedon lainvoimaisuudesta tai tarkastuksesta. Säilytä pöytäkirjat järjestyksessä luotettavassa arkistossa ja pidä käyttöoikeudet roolien mukaisina.
Avaa ilmainen Word-pohja
Kirjaa kokouksen tiedot ja päätökset oikeiden otsikoiden alle. Word-pohja auttaa jäsentämään pykälät, äänestykset ja allekirjoituskohdat ilman rekisteröitymistä tai maksua.
Pohja ei ratkaise kokouksen laillisuutta, päätösvaltaisuutta, esteellisyyttä tai päätöksen toimivaltaa. Tarkista kokouskutsu, säännöt, osallistujat ja päätökset alkuperäisistä asiakirjoista ennen pöytäkirjan hyväksymistä.
Oikea rakenne ennen kirjoittamista
Avaa asiakirjan rakenne, täytä omat tiedot ja jatka ilmaiseen Word-pohjaan tai tarkistettuun hakemuspalveluun.
Avaa pöytäkirjan pohja