Tärkeimmät asiat
- Tarkista ensin yhdistyksen säännöt, tilinpäätöskäytäntö ja rahoittajien liitevaatimukset. Niissä käytetty nimi ratkaisee.
- Älä esitä viestinnällistä vuosikatsausta automaattisesti kirjanpitolain mukaisena toimintakertomuksena.
- Hyvä kertomus vertaa toimintasuunnitelman tavoitteita toteutuneeseen toimintaan, tuloksiin ja poikkeamiin.
- Numerot, talous, avustukset, päätökset, päivämäärä ja hyväksyntä tarkistetaan alkuperäisistä asiakirjoista.
1. Vuosikertomus ja toimintakertomus eivät ole aina sama asia
Vuosikertomus on tavallisesti viestinnällinen katsaus: mitä yhdistys teki, ketä se tavoitti ja miten vuosi eteni. Sen ulkoasu ja sisältö voidaan rakentaa jäsenille, kumppaneille tai suurelle yleisölle. Toimintakertomus on puolestaan termi, jota yhdistyslaki ja kirjanpitolaki käyttävät tilinpäätökseen liittyvässä yhteydessä.
Asiakirjoja ei pidä nimetä vain sen perusteella, kumpi sana kuulostaa tutummalta. Tarkista yhdistyksen säännöistä, kokousasiakirjoista, kirjanpitäjältä tai tarkastajalta sekä rahoittajan ohjeesta, mitä asiakirjaa tarvitaan. Jos tarkoitus on täyttää lakisääteinen velvoite, varmista sisältö ammattilaiselta; tämä malli ei ole kirjanpito- tai lakineuvontaa.
2. Aloita lukijasta ja käyttötarkoituksesta
Yhdistyksen kokoukselle laadittava asiakirja todentaa päätöksiä ja toteumaa. Rahoittajalle toimitettava liite näyttää, mihin avustus käytettiin ja mitä saatiin aikaan. Julkinen vuosikatsaus voi painottaa tarinoita, kuvia ja helposti ymmärrettäviä tunnuslukuja. Yksi lähdeaineisto voi palvella kaikkia, mutta jokainen versio tarkistetaan omaa tarkoitustaan vasten.
Päätä ennen kirjoittamista, onko asiakirja kokouksen hyväksyttävä hallinnollinen kertomus, rahoittajan liite, julkinen vuosikatsaus vai näiden yhdistelmä. Nimeä pääversio selvästi ja vältä tilannetta, jossa näyttävä esite korvaa vahingossa vaaditun asiakirjan.
3. Vuosikertomuksen käytännöllinen rakenne
Toimiva rakenne sisältää yhdistyksen nimen ja kauden, tarkoituksen, hallituksen ja toimihenkilöt, jäsenistön, kokoukset, toiminnan painopisteet, tapahtumat ja palvelut, viestinnän, kumppanit, vapaaehtoiset tai henkilöstön, avustukset, talouden yhteenvedon, tavoitteiden toteutumisen, poikkeamat ja seuraavat askeleet.
Kaikkia otsikoita ei tarvita jokaisessa yhdistyksessä. Pidä mukana ne, joista syntyy päätöksenteon, rahoituksen tai toiminnan arvioinnin kannalta olennaista tietoa. Älä täytä sivuja luetteloilla, jos niistä ei käy ilmi tavoite, kohderyhmä tai tulos.
4. Kirjoita tavoite, toteuma ja tulos erikseen
Avaa edellisen vuoden toimintasuunnitelma ja käy painopisteet läpi samassa järjestyksessä. Jokaisesta olennaisesta tavoitteesta kerrotaan suunniteltu tavoite, toteutuneet toimet, määrä tai muu todennettava tieto, havaittu tulos ja mahdollinen poikkeama. Näin asiakirja ei jää tapahtumakalenteriksi.
Esimerkki: tavoite oli madaltaa uusien vapaaehtoisten kynnystä. Yhdistys järjesti neljä perehdytystä, joihin osallistui 38 henkilöä. Heistä 17 aloitti tehtävässä ja 12 jatkoi kolmen kuukauden jälkeen. Yksi perehdytys siirtyi tilan peruuntumisen vuoksi. Numerot ovat malliesimerkki; omassa kertomuksessa käytetään vain yhdistyksen tarkistettuja tietoja.
5. Kerää tiedot alkuperäisistä lähteistä
Käytä hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjoja, jäsenrekisterin koontilukuja, tapahtumakalenteria, osallistujaseurantaa, palautetta, kirjanpitoa, tilinpäätöstä, avustuspäätöksiä ja projektiraportteja. Merkitse tiedon omistaja ja tarkistuspäivä työversioon.
Yksittäisten jäsenten, osallistujien tai tuensaajien henkilötietoja ei julkaista vain siksi, että ne löytyvät lähdeaineistosta. Julkisessa versiossa käytetään koontilukuja ja suostumuksella julkaistavia tarinoita. Hallinnollisessa versiossa käsitellään vain tarkoitukseen tarpeelliset tiedot.
6. Yhdistä toiminta ja talous ilman tilinpäätöksen kopiointia
Talouden yhteenvedossa kuvataan olennaiset tuotot, kulut, avustukset ja suuret poikkeamat suhteessa toimintaan. Summien pitää vastata tilinpäätöstä ja avustusraportteja. Vuosikertomus ei korvaa tuloslaskelmaa, tasetta tai liitetietoja, eikä siihen siirretä keskeneräisiä arvioita lopullisina lukuina.
Jos tapahtuma jäi toteutumatta tai avustusta käytettiin hyväksytysti eri tavalla, kerro muutos, syy, päätös ja vaikutus. Peitetty poikkeama näyttää myöhemmin huonommalta kuin selkeästi dokumentoitu muutos.
7. Tarkista lakisääteinen sisältö erikseen
Yhdistyslain 37 a § viittaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisessa kirjanpitolakiin. Kirjanpitolain 3 luvun toimintakertomussäännökset käsittelevät muun muassa toiminnan kehittymistä ja tuloksellisuutta, taloudellista tilannetta sekä merkittäviä riskejä ja epävarmuustekijöitä. Soveltaminen riippuu yhdistyksen tilanteesta ja käytetystä kirjanpitomallista.
PRH:n sääntöjen tarkistuslista muistuttaa, että tilinpäätös ja toimintakertomus annetaan tarkastajalle ennen kokousta, jossa tilinpäätöksen vahvistamisesta päätetään. Tarkka aikataulu, hyväksyntä ja allekirjoitukset tarkistetaan yhdistyksen säännöistä ja ammattilaiselta.
8. Hyväksyntä ja versiohallinta
Merkitse yhdistyksen nimi, toimintavuosi, version päivämäärä ja asiakirjan tila. Hallitus käsittelee luonnoksen sovitun vastuun mukaan, tarkastaa luvut ja toimittaa asiakirjan yhdistyksen kokoukselle sääntöjen mukaisesti. Säilytä hyväksytty versio erillään työluonnoksista.
Jos samasta aineistosta tehdään julkinen vuosikatsaus, nimeä se erikseen. Julkiseen versioon voidaan tiivistää hallinnollista tekstiä, mutta hyväksyttyä asiakirjaa ei muuteta jälkikäteen ilman uutta käsittelyä.
Avaa ilmainen Word-pohja
Täytä vuoden tiedot oikeiden otsikoiden alle. Word-pohja sijoittaa antamasi tiedot osioihin ja merkitsee puuttuvat kohdat täydennettäviksi. Rekisteröitymistä tai maksua ei tarvita.
Pohja auttaa rakenteessa, mutta yhdistys vastaa termin valinnasta, lakisääteisestä sisällöstä, luvuista, henkilötiedoista, hyväksynnästä ja allekirjoituksista. Tarvittaessa tarkista lopullinen asiakirja kirjanpitäjältä, toiminnantarkastajalta tai tilintarkastajalta.
Oikea rakenne ennen kirjoittamista
Avaa asiakirjan rakenne, täytä omat tiedot ja jatka ilmaiseen Word-pohjaan tai tarkistettuun hakemuspalveluun.
Avaa vuosikertomuksen pohja